La risposta breve
La cartella clinica va conservata illimitatamente. Lo ha stabilito la circolare del Ministero della Sanità n. 61 del 1986, che qualifica la cartella come atto ufficiale e fissa invece un minimo di vent'anni per radiografie e altra documentazione diagnostica. Il GDPR non abbrevia questo termine, perché la conservazione risponde a un obbligo di legge e a esigenze di difesa.
Da dove viene il termine illimitato?
Il riferimento storico è la circolare del Ministero della Sanità del 19 dicembre 1986, n. 61. Quel testo qualifica la cartella clinica come atto ufficiale, indispensabile a garantire la certezza del diritto e fonte di informazioni storico-sanitarie, e per questo ne prescrive la conservazione illimitata. Per le radiografie, che non hanno natura di atto ufficiale, la stessa circolare indica un periodo ritenuto sufficiente di venti anni, esteso alla restante documentazione diagnostica.
È una circolare, non una legge, ma è il parametro a cui si sono allineate le linee guida regionali sulla corretta tenuta della documentazione sanitaria e la prassi degli ospedali. Nel contenzioso viene richiamata come standard di diligenza: chi non produce la cartella si trova in una posizione processuale sfavorevole, perché l'onere di provare il corretto adempimento grava sulla struttura.
E il GDPR con il suo principio di limitazione della conservazione?
Non è in conflitto, se lo si legge correttamente. Il GDPR chiede che i dati siano conservati per il tempo necessario alle finalità e ammette espressamente la conservazione più lunga quando ricorre un obbligo di legge o l'esigenza di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
La conseguenza pratica è che devi distinguere le finalità e assegnare a ciascuna il suo termine, invece di applicare un unico numero a tutto l'archivio.
| Documento | Riferimento per il termine |
|---|---|
| Cartella clinica e consenso informato inserito in cartella | Conservazione illimitata secondo la circolare ministeriale 61/1986 |
| Referti e documentazione diagnostica per immagini | Almeno venti anni secondo la stessa circolare |
| Fotografie cliniche pre e post trattamento | Seguono la cartella se ne fanno parte, come documentazione dell'atto |
| Fotografie usate per promozione | Finalità autonoma: si conservano finché dura il consenso, e si eliminano alla revoca |
| Dati contabili e fiscali | Termini della normativa fiscale, che seguono una logica propria |
| Contatti raccolti per marketing | Termine che tu stesso definisci nell'informativa e che devi rispettare |
Vale anche per uno studio privato e per un centro estetico?
Per lo studio medico e per l'ambulatorio privato il riferimento resta quello sanitario, e le Regioni hanno spesso adottato indicazioni proprie sulla tenuta della documentazione: prima di fissare la tua policy, controlla la delibera della tua Regione, perché su questo punto la disciplina non è uniforme.
Per il centro estetico non sanitario il quadro cambia. Non esiste un obbligo di conservazione illimitata, perché non esiste una cartella clinica in senso tecnico. La scheda cliente e il consenso vanno però conservati per tutto il tempo in cui è possibile una richiesta risarcitoria, tenendo conto dei termini di prescrizione dell'azione contrattuale, e il termine scelto va dichiarato nell'informativa privacy e poi effettivamente applicato.
Come si conserva in digitale?
La dematerializzazione è ammessa, ma non basta scansionare. Serve un processo che garantisca integrità, leggibilità nel tempo e immodificabilità del documento informatico, secondo le regole del Codice dell'amministrazione digitale e le linee guida dell'AgID. Un PDF su un disco esterno, senza indice, senza marcatura temporale e senza copia separata, in giudizio vale poco e in caso di guasto vale zero.
Il Garante per la protezione dei dati personali, nelle linee guida sul dossier sanitario e nei successivi provvedimenti in ambito sanitario, insiste su tracciatura degli accessi, profili di autorizzazione differenziati e conservazione dei log. Un archivio accessibile a chiunque lavori in studio è un problema anche quando il termine di conservazione è rispettato alla perfezione.
Cosa significa per la tua documentazione
Scrivi una policy di conservazione di una pagina che elenchi le categorie di documenti del tuo studio, il termine assegnato a ciascuna, la motivazione e chi è responsabile della cancellazione. È il documento che ti chiederanno per primo in caso di ispezione o di reclamo al Garante, ed è anche ciò che ti permette di rispondere in modo coerente quando un paziente esercita il diritto alla cancellazione.
Tieni separati due archivi. Il primo, clinico, con cartella, consensi e foto documentali, che segue la regola lunga. Il secondo, promozionale e commerciale, con immagini per social, liste di contatti e materiale di marketing, che segue la revoca del consenso e va potato con regolarità. Mescolarli significa non poter cancellare quando qualcuno te lo chiede, e non poter difendere quando qualcuno ti cita.
Domande collegate
Questa risposta ha finalità informative e non costituisce consulenza legale né medica. I requisiti variano e cambiano nel tempo: verificali con i tuoi consulenti legali e clinici prima di applicarli.